← Về trang quản trị · App hiện trường · In hướng dẫn

🌿 Hướng dẫn sử dụng TraceX

Phần mềm giúp cơ sở ghi nhật ký sản xuất, quản lý lô hàng và in tem QR để người mua tra cứu nguồn gốc. Làm lần lượt từ mục 1 đến mục 5 là có lô hàng đầu tiên với tem QR.

1. Bắt đầu Chủ cơ sở

1. Mở trang web, nhập số điện thoại → Nhận mã OTP → nhập mã. Lần đầu nhập thêm tên cơ sở để tạo tài khoản. Được dùng thử gói Doanh nghiệp 30 ngày.
2. Vào Hồ sơ cơ sở: điền mã số thuế, địa chỉ, số điện thoại, Zalo, tải logo. Thêm chứng nhận (VietGAP, OCOP…) kèm ngày hết hạn – hệ thống nhắc trước 30 ngày.
3. Vào Người dùng → Mời người dùng: nhập số điện thoại, chọn vai trò Quản lý hoặc Nhân viên hiện trường. Gửi lời mời qua Zalo.

2. Khai báo danh mục Chủ cơ sở / Quản lý

1. Sản phẩm → Thêm: tên, mã ngắn (dùng trong mã lô, vd RI6), quy cách, hạn dùng, mã vạch GTIN nếu có.
2. Địa điểm / vùng trồng → Thêm: chọn loại Thửa / vườn, cây trồng, mã số vùng trồng (bắt buộc trước khi thu hoạch), chấm vị trí trên bản đồ (có lớp ảnh vệ tinh). Thêm cả xưởng, kho nếu có.
3. Vật tư → Thêm phân bón, thuốc BVTV với thời gian cách ly (ngày) – nhập 0 nếu không cần. Hệ thống dựa vào đây để chặn thu hoạch khi chưa hết cách ly.
4. Nhà cung cấp, khách hàng → Thêm các đối tác mua, bán hàng.

3. Ghi nhật ký ở vườn Nhân viên hiện trường – điện thoại

1. Trên điện thoại mở /m/, đăng nhập bằng số được mời. Bấm Thêm vào màn hình chính để mở như một app.
2. Màn hình chính có Việc cần làm hôm nay (bón phân đến hạn, vườn đang cách ly thuốc…).
3. Ghi nhật ký → chọn vườn → chọn việc (Chăm sóc, Phun thuốc, Ra hoa) → điền → chụp ảnh → Lưu. Ảnh và vị trí GPS tự gắn vào.
4. Mất sóng vẫn ghi được: dữ liệu lưu trên máy, ô Chưa gửi hiện số bản ghi; có mạng lại sẽ tự gửi.

4. Thu hoạch, đóng gói Nhân viên / Quản lý

1. Thu hoạch → chọn vườn → nhập sản lượng (kg) → Lưu. Hệ thống tự tạo lô và mã lô. Vườn đang cách ly thuốc sẽ bị khóa nút lưu.
2. Hàng mua của hộ khác: Xuất / Nhập → Nhận hàng → chọn nhà cung cấp, số kg → tạo lô nhập.
3. Đóng gói → chọn lô → nhập khối lượng ra theo từng hạng (Loại 1, Loại 2…) → Lưu. Mỗi hạng thành một lô mới, vẫn nối về lô gốc.
4. Sản phẩm chế biến (vd xoài sấy): trên web, mở lô → Ghi sự kiện → bước chế biến → chọn các lô nguyên liệu và khối lượng thành phẩm.
5. Kiểm nghiệm: mở lô trên web → tab Kiểm nghiệm → đính kèm phiếu, tick công khai nếu muốn người mua xem.

5. In tem, xuất bán Quản lý

1. Mở lô → tab Tem QR:
   • Tem theo lô: một QR cho cả lô, in bao nhiêu bản tùy ý – dùng cho thùng, sọt.
   • Mã duy nhất (chống giả): mỗi sản phẩm một mã riêng – bấm Sinh mã, rồi In.
   Trong hộp thoại in chọn Lưu dưới dạng PDF để gửi nhà in.
2. Dán tem lên hàng. Khi bốc hàng: trên điện thoại Quét tem (hoặc nhập mã in dưới QR) → Xuất kho → chọn khách, số kg → Lưu. Xuất kho tự kích hoạt toàn bộ tem của lô.
3. Theo dõi: tab Truy ngược / xuôi cho biết lô đến từ vườn nào và đã giao cho ai; Cân bằng khối lượng đối chiếu thu hoạch – hao hụt – đã xuất – còn tồn.

6. Khi có sự cố Quản lý

1. Ghi nhầm: bấm Điều chỉnh trên sự kiện. Bản cũ vẫn được giữ; sau 24 giờ phải nhập lý do.
2. Tem bị mất, in lỗi: tab Tem QR → Hủy dải. Người quét tem đã hủy thấy cảnh báo đỏ.
3. Phải thu hồi lô: mở lô → Thu hồi → nhập lý do. Các lô con cũng bị thu hồi, trang truy xuất hiện cảnh báo đỏ; tải danh sách khách đã nhận lô để liên hệ. Dùng diễn tập để tập dượt mà không báo động người mua.

7. Người mua quét tem

1. Mở camera điện thoại hoặc Zalo, quét QR – không cần cài app, không cần đăng nhập.
2. Trang hiện sản phẩm, cơ sở sản xuất, chứng nhận, vùng trồng, hành trình từ vườn đến lúc giao, kết quả kiểm nghiệm.
3. Tem mã duy nhất cho biết đã được quét bao nhiêu lần, lần đầu ở đâu. Nghi hàng giả: bấm Báo cáo nghi ngờ hàng giả cuối trang.

8. Câu hỏi thường gặp

1. Không thấy lô vừa tạo trên điện thoại? Bấm Tải lại ở cuối màn hình chính.
2. Không thu hoạch được? Vườn chưa có mã số vùng trồng, hoặc đang trong thời gian cách ly thuốc – xem dòng đỏ trên màn hình.
3. Mỗi số điện thoại thấy dữ liệu của cơ sở nào? Chỉ cơ sở đã mời số đó. Dữ liệu giữa các cơ sở tách biệt hoàn toàn.
4. Lấy dữ liệu ra? Mục Xuất dữ liệu: tải Excel (CSV) bất kỳ lúc nào, kể cả khi hết hạn thuê bao.
5. Cần hỗ trợ? Nhắn Zalo cho đội hỗ trợ – nút ở mục Hướng dẫn trong app hiện trường.